A cena se repete em pequenas, médias e grandes empresas. A cada vez em que é convocada uma reunião, funcionários e colaboradores entreolham-se, olham seus relógios e caminham para a sala com a certeza de que, entre os assuntos importantes a serem tratados, perderão preciosos minutos, ou até horas, com discussões vazias ou apresentação de planilhas que pouco ou nada contribuirão com o objetivo inicialmente traçado.
Para que esse clima de velório seja evitado em sua corporação sempre que for preciso prender funcionários em uma sala para tratar de assuntos dos mais variados, elaboramos algumas dicas para otimizar tempo e dinamizar as inevitáveis reuniões. Veja!
TEMPO
Não é das tarefas mais fáceis, mas estabelecer e informar o horário de início e término de uma reunião – e respeitá-los – a torna muito mais objetiva e menos maçante e permite a quem foi convocado se programar tanto evitar atrasos quanto para executar suas tarefas após a realização do encontro.
PAUTA
Estabelecer com o máximo de clareza e objetividade possível e, sempre que der, informar antecipadamente aos colaboradores, os assuntos a serem tratados na reunião faz com que tudo seja tratado de forma muito mais rápida e eficiente. Respeitar os assuntos, não se estender mais do que o estritamente necessário em cada um deles e – principalmente – não enxertar a reunião com temas que não foram pré-estabelecidos (salvo, claro, alguma questão emergencial) torna tudo muito mais palatável.
FOCO
Muitas vezes, para denotar simpatia e leveza, não só quem convoca, mas quem participa das reuniões acaba por desviar os assuntos para amenidades como o placar do jogo do dia anterior, a roupa que tal modelo usou em um desfile ou coisas do gênero. Uma ou outra citação ou brincadeira pode realmente descontrair um ambiente que, por si só, envolve tensão, mas encher a reunião de desvios dos assuntos a serem tratados, sem meias palavras, a torna muito chata. Ser simpático é ótimo, mas o que vai ser valorizado mesmo ao final da reunião é como quem a geriu e participou soube ser focado no que, de fato, era importante ser tratado.
CONVOCADOS
Uma reunião não é, de forma alguma, o momento de fazer relações públicas com um setor ou este ou aquele funcionário da empresa. Portanto, convoque apenas tem, de fato, algo a contribuir com os assuntos a serem tratados. Quanto mais gente presente, mais gente vai falar, opinar, participar, etc. e se algumas dessas pessoas não forem da área estritamente necessária, acabarão por atrapalhar todo o processo e torna-lo mais penoso.
NÓS ATADOS
Principalmente nas reuniões em que diversos assuntos serão tratados, é fundamental que todos sejam discutidos até que se chegue a um ponto em comum, ou muito próximo disso. Começar um tema e desviá-lo para outro tornará a reunião muito mais longa e improdutiva.