Até pouco tempo atrás, o trabalho remoto era uma forma de trabalho adotada por poucas empresas, principalmente das áreas de marketing ou de tecnologia, e por trabalhadores freelancers. Gerenciar colaboradores em home office era quase um raridade.
O Home office já era uma tendência. O relatório Global Talent Trends de 2019 do Linkedin reportou que, desde 2016, houve um aumento de 78% na quantidade de posts que mencionavam flexibilidade no trabalho.
A pandemia do Coronavírus acelerou o processo de mudança nas empresas e hoje o home office é uma realidade para muitas companhias.
Trabalho remoto, ao pé da letra, significa o trabalho feito a distância. Home office, por sua vez, tem o sentido literal de trabalho realizado em casa. Na prática, entretanto, os dois termos significam a mesma coisa.
Trabalho remoto ou home office quer dizer que o trabalho pode ser feito fora do escritório, seja em alguns dias específicos ou até de forma permanente. Nessa modalidade, o funcionário pode realizar o trabalho a partir de casa, de um espaço de coworking ou de qualquer outro local, que não seja nas dependências da empresa.
Com o crescimento dessa tendência, alguns gestores encontram dificuldades em se adaptar às mudanças e, principalmente, em gerenciar equipes em trabalho remoto, afinal, a distância física impõe limitações, principalmente no que se refere à comunicação. Gerenciar processos, projetos e pessoas de maneira remota não é o mesmo que fazê-lo presencialmente.
- Como fazer a gestão da equipe?
- Como posso saber se estão trabalhando?
- Como saber se estão cumprindo com a quantidade de horas de trabalho?
- Como vou saber se estão sendo produtivos, dormindo ou passeando?
Essas perguntas são pertinentes, entretanto fazem parte de um mundo “off line” e de um estilo de liderança de comando e controle. Assim, com a mudança nas tendências que priorizam o trabalho remoto, é fundamental que os gestores mudem a forma como administram suas equipes em home office.
Neste artigo vamos compartilhar dicas de gerenciamento de trabalho remoto, para ajudar gestores a obterem níveis de produtividade e de qualidade cada vez maiores de suas equipes em home office.
Índice de Conteúdo
Comunicação e o Gerenciamento de Equipes em Home Office
A comunicação é essencial na gestão de trabalhadores em home office. Mesmo à distância, o líder precisa ter contato regular e “estar presente” para os colaboradores.
Agende conversas regulares com cada colaborador em home office, não passando de 3 dias de intervalo a cada reunião. Envie com antecedência a pauta da reunião, bem como um checklist de assuntos ou perguntas a serem respondidas pelo funcionário. Isso aumenta a transparência sobre o controle do trabalho e evita ansiedade desnecessária do colaborador.
Aproveite as reuniões individuais para pedir e oferecer feedbacks. Inclua questões sobre como o funcionário está se sentindo e se tem alguma necessidade pessoal. Exercite a escuta ativa, no sentido de acolher as preocupações e dificuldades, esclarecendo as dúvidas com tolerância e incentivo.
Estabeleça uma agenda para reuniões com toda a equipe, para que cada um possa dizer o que está fazendo e como está se sentindo. Nesses encontros os principais objetivos são alinhar e sincronizar os trabalhos das equipes e criar momentos de interação.
É importante que o gestor mantenha a equipe atualizada com os acontecimentos e objetivos da empresa e ser transparente com a equipe. Isso gera clareza, segurança e engaja as pessoas.
A Importância dos Acordos de Convivência para a Gestão de Trabalho Remoto
Os acordos de convivência servem para orientar os funcionários sobre a forma de interação com os colegas remotamente. Confira alguns pontos que recomendamos à sua empresa estabelecer nos acordos:
- O horário em que as pessoas devem estar online e acessíveis;
- Ferramentas utilizadas para comunicação;
- Ferramentas utilizadas para o controle de tarefas e a frequência com que devem ser atualizadas/reportadas;
- Tempo máximo de resposta para e-mails ou para mensagens.
A coordenação de equipes em trabalho remoto exige bastante sintonia entre os colaboradores e seus colegas, assim como entre os colaboradores e seus líderes. Os acordos de convivência facilitam o entendimento entre todos da equipe.
Gerenciamento de Equipes: Controle ou Resultados?
Os colaboradores em trabalho remoto devem ter clareza do que é esperado deles em relação às suas entregas de trabalho. Isso traz segurança e objetividade na organização da rotina de trabalho.
Nada melhor, então, do que estabelecer metas S.M.A.R.T. para os colaboradores individualmente ou times de colaboradores. Metas SMART é uma ferramenta que tem o objetivo de ajudar na definição de metas objetivas, considerando 5 atributos: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal).
Uma vez que as metas são definidas, colaboradores e gestores ficam alinhados sobre os resultados esperados de cada trabalho, reduzindo a necessidade de um controle frequente do líder sobre o desempenho do liderado.
Quando o colaborador sabe o que é esperado do seu trabalho, ele passa a ter autonomia para gerir o seu tempo e os seus recursos para atingir suas metas. Por outro lado, o gestor pode contar com métricas objetivas para avaliar os resultados dos trabalhos da sua equipe.
Nessa relação de mais autonomia e menos controle individual, as empresas estão experimentando ganhos de produtividade. Quando os líderes e os colaboradores entendem que o foco deve ser a entrega de resultados, e não a quantidade de horas trabalhadas, a equipe entende a importância das suas atividades e fica mais motivada e comprometida.
As Melhores Ferramentas de Gestão de Trabalho Remoto
A realização do trabalho remoto e a coordenação de equipes em home office só é viável com a utilização de ferramentas tecnológicas. Nesse artigo abordaremos especificamente as melhores ferramentas para gestão de equipes em home office.
Softwares de Comunicação Interna
Emitir comunicados para toda a empresa, enviar uma mensagem para alguns colaboradores do seu time, agendar reuniões ou compartilhar arquivos apenas com pessoas específicas…Isso tudo pode ser feito em softwares de comunicação interna.
O Slack é a ferramenta mais popular dessa categoria. Ele pode ser usado no seu computador e no seu celular.
Ferramentas de Gestão de Projetos e Tarefas
O Trello é um software online de gestão de projetos. Nele é possível cadastrar tarefas, atribui-las a membros e acompanhar o progresso da execução. Os usuários podem anexar arquivos às tarefas, fazer comentários, marcar outros membros, etc.
Outras ferramentas similares são Jira, Asana e Redmine.
Mapas Mentais
O mapa mental é um diagrama que permite que você organize ideias de forma simples e lógica, representando-as visualmente, facilitando o processo de memorização. Ele começa com um tema central, que evolui através de linhas ou “ramos” relacionando os subtópicos do tema.
É uma excelente ferramenta para apresentar ideias, tarefas, e estruturar/organizar conhecimentos e, por isso, servem muito bem para quem precisa coordenar equipes em trabalhos remotos.
Por exemplo, podem ser usados em reuniões de brainstorm, para organização e registro das ideias levantadas.
Ferramentas como MindMeister, MindMup e Lucidchart são online e permitem criar mapas mentais que podem ser compartilhados com a equipe.
Aplicativos de Reuniões Online
É praticamente impossível gerenciar equipes em home office sem boas ferramentas de reunião online.
Os principais softwares e serviços de reuniões online são o Zoom, Google Meet, Skype.
Programas de Gravação de Tela
Sabe quando no escritório você chamava um colega para ver algo na sua tela? Pois bem, em home office isso é possível de duas formas: através do compartilhamento de tela em reunião online ou por meio da gravação da sua tela.
Os softwares de gravação de tela permitem que você grave em vídeo a sua tela, junto com o áudio do seu microfone, e crie um registro para ser usado posteriormente.
Assim, por exemplo, você pode gravar apresentações, mostrar sua navegação em alguns sites, criar tutoriais e etc e compartilhar com seus colegas.
Recomendamos as seguintes ferramentas de gravação de tela: Movavi, Camtasia e a extensão Loom do Chrome.
Serviços de Repositório e Armazenamento
Serviços online de repositório e armazenamento são importantes para salvar e organizar os arquivos de trabalho e também para compartilhá-los com os demais colaboradores da sua empresa.
As soluções mais populares são DropBox, OneDrive e Google Drive.
Conclusão
A coordenação de equipes em home office pode parecer bastante desafiadora, em função das limitações impostas pela distância física entre gestores e colaboradores. No entanto, o trabalho remoto é uma tendência que veio para ficar e é preciso se adaptar.
Muitas empresas que precisaram adotar o home office durante a crise do Coronavírus (sem muito tempo para planejamento) optaram por manter o formato de trabalho após o fim da pandemia, porque perceberam ganhos de produtividade das suas equipes.
Aproveite as dicas de gerenciamento de equipes em home office que apresentamos neste artigo e veja a produtividade da sua empresa aumentando exponencialmente.
Conte com a Talentos Consultoria, caso precise de ajuda especializada para implementar a gestão de equipes em trabalho remoto na sua empresa.